Как отправить пресс-релиз по почте и не попасть в спам
Письмо ушло, а журналист его не видел: оно в «Спаме». Почтовые сервисы оценивают репутацию отправителя, текст и вложения. Разберём, на что влиять можно.
Что учитывают почтовые сервисы
- Репутация ящика и домена. Старый ящик, с которого вы обычно переписываетесь, доверия вызывает больше, чем новый.
- Настройки домена. Если вы пишете с корпоративного адреса, у домена должны быть настроены SPF, DKIM и DMARC. Попросите администратора проверить.
- Скорость и объём. Сотни писем за минуту выглядят как автоматическая рассылка.
- Одинаковый текст. Одинаковые письма десяткам адресатов легко распознаются.
- Реакция получателей. Письма, которые удаляют не читая или отмечают как спам, портят репутацию.
Как оформить письмо
- Тема без заглавных букв, восклицательных знаков и слов вроде «акция», «скидка», «только сегодня».
- Обращение по имени и короткий текст человеческим языком.
- Минимум ссылок: одна на релиз и, если нужно, одна на фото.
- Крупные вложения заменяйте ссылкой на облако. Архивы и исполняемые файлы пересылать не стоит.
- Простой текст с небольшим форматированием лучше, чем яркая вёрстка с картинками.
- Настоящая подпись с именем и контактами.
Как отправлять
- С личной или рабочей почты, а не с абстрактного «noreply».
- С паузами. Не всё сразу, а в течение часа-двух.
- Не копировать список в поле «Кому». Каждое письмо — отдельное, с одним адресатом.
- Не слать повторно тем, кто не ответил с первого раза, чаще одного раза через несколько дней.
Как узнать, что письмо прочитали
Можно встроить в письмо маленькое невидимое изображение — трекинг-пиксель, и по его загрузке видеть открытия. Но этим данным нельзя доверять полностью: часть почтовых программ блокирует картинки, а часть, наоборот, загружает их автоматически. Смотрите на открытия как на ориентир, а главным показателем считайте ответы и публикации.
Как это делает ПрессБюро
Сервис отправляет письма с вашей собственной почты (через Gmail или по SMTP/IMAP), каждое письмо — отдельное и со своим обращением, с паузами между отправками. Ответы собираются в одном окне по каждому журналисту. Фактов в тексте сервис не меняет. Сначала посмотрите, как работает персонализация.